Termin mit Location, an was muss ich alles denken?

Hallo liebe Bräute, wir haben heute Abend einen Termin mit dem Hotelrestaurant, bei dem wir unsere komplette Feier machen wollen
(Zeremonie im Garten, Sektempfang auf der Terrasse und Feier mit Buffet im Saal)
Ich habe mir schon eine Liste gemacht mit all meinen Fragen.
Habt ihr noch gute Tipps, an was ich noch unbedingt denken sollte und auf keinen Fall vergessen sollte abzusprechen.
Wäre super, wenn ihr mir schnell helfen könntet.
Ihr seid Schätze, Danke schonmal.
Grüßle
Ilka

Ich tippe jetzt mal unsere Liste ab, wie wir sie brauchen, suche aber auch noch ein paar Sachen, vielleicht stellst du deine Mal ein und kannst auch anderen helfen.

-Dj Spruch wegen Brautentführung (oder Bräutigamentführung absagen, Strafe verhängen)

  • Tischdeko, wie genau, wann Aufbau, wer?
  • Ab wann soll geliefert werden? Konditor, Blumen, wo kann die Torte gelagert werden?
  • Bezahlung der Feier? Vorher Anzahlung? Wann Trinkgelder? Wie ist das mit der Mwst.? Wann Restzahlung?
  • Geht eine runde Sitzordnung oder nur eckig? Sind einzelne Tische besser, als eine Tafel?
  • Wie sieht es mit Deko aus?
  • Wir haben uns gegen einen Comedykellner entschieden!
  • Wir haben ein paar Kinder, was kosten die p.P.? Ab wann muss voll gezahlt werden?
  • Menü Änderung!
  • Wie ist das jetzt mit Kinderbetreuung?
  • Wann sollte das Büffett anfangen?
  • Ein Tisch sollte für Geldgeschenkeherz, Who is who, Gästebuch, Geschenke und vielleicht Autoschmuck zurecht gemacht werden!
  • Eröffnungstanz, wann?
    -Servietten sind von mir, gibt es ein komplettes Kaffeegedeck, wann wird das aufgebaut, wann können Helfer daran?
  • Vase vorhanden, für Brautsträuße?
  • Gibt es einen Ansprechpartner, an dem Abend?
  • Bis wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?
  • Wie lange darf man feiern? (bestimmte Auflagen wegen Anwohner? wie ist das auf der Terrasse)?
  • Wie ist das mit Zusatzleistungen (einer will Zigaretten…) sowas möchten wir nicht!

Mehr is mir bis jetzt nicht eingefallen, aber vielleicht finde ich durch euch noch mehr

Hallo Ilka,

da Eure Rahmenbedingungen ähnlich sind wie bei uns, hier noch ein paar Dinge:

  • Zeremonie im Garten: Wer baut auf und ab, was kostet es? Wenn Mitarbeiter der Location aufbauen, versucht eine Aufwandspauschale zu vereinbaren. Die Abrechnung nach Stunden kann böse Überraschungen auf der Rechnung geben. Wenn Ihr selbst aufbauen wollt: Ab wann möglich, wann muss abgebaut werden? Einbringen von eigener Dekoration möglich? Stromanschluss checken, falls nötig.

  • Unbedingt Plan B, also die Regenplanung besprechen!

  • Zimmer: Versucht ein Kontingent zu blocken, wenn Ihr alle Gäste, die übernachten wollen, in dem Hotel unterbringen wollt. Bis wann müssen die Zimmer gebucht werden?

  • Für Kinder: gibt es Zustellbetten bzw. genügend Babyhochstühle?

  • Technische Ausstattung des Festsaals checken, falls Ihr ausgefallene Dinge machen wollt (z.B. Beamer) Leinwand vorhanden?

  • Falls Ihr Mitwirkende habt: eventuell nach einer Garderobe bzw. einem Extraraum fragen.

Liebe Grüeß von Eva

Hi Ilka,

etwas worauf du vielleicht auch achten solltest:

  • das Servicepersonal der Location: bei manchen Locations ist das Servicepersonal Beispielsweise ‘nur’ bis zu einer bestimmten Uhrzeit enthalten, danach wird evtl. pro Person und Std berechnet.

  • wenn ihr draussen feiert: wir haben die Erfahrung gemacht, dass es durchaus auch Locations gibt, wo ab einer bestimmten Uhrzeit wg. Nachbarschaft oder Naturschutzgebiet nicht mehr draussen gefeiert werden darf.

  • ganz wichtiger Punkt: Getränke! Nach Verbrauch oder Pauschal - was ist für euch besser? (ihr kennt eure Gäste am besten) Wenn ihr in den warmen Monaten heiratet - unterschätzt nicht den Wasserverbrauch (und/oder Softs), das kann teuer werden. Könnt ihr Weine aussuchen oder sind bestimmte Dinge/Getränke in eurem Paket enthalten (Weinsorten etc.). Wir haben bei allen Locations festgestellt, dass das Thema Getränke ein ‘heikles’ Thema sein kann.
    Wir beispielsweise haben eine ‘Hochrechnung’ kalkulieren lassen (aufgrund der Kenntnisse/Erfahrungen des Schloss, man kann Durchschnittsverbräuche in der Gastronomie berechnen und auch aufgrund der Tatsache, dass wir unsere Gäste und deren Trinkverhalten recht gut einschätzen können).

  • ist eure Hochzeitstorte (oder ähnliches) enthalten oder müsst ihr euch selber darum kümmern?

  • lasst euch eine Liste von ‘Lieferanten’ & Partnern der Location geben. Unsere Blumendeko haben wir mit in den Vertrag der Location aufgenommen, aber die Planung und Detailabstimmung übernehmen wir direkt mit dem Blumengeschäft.

  • wenn Gäste von ausserhalb kommen, hat die Location Übernachtungsmöglichkeiten - also auch genügend Zimmer frei für euer Datum? Falls das Hotel für einige Gäste zu teuer ist, gibt es evtl. eine Ausweichalternative? Unser Schloss z.B. hat uns zusätzlich ein kleineres Hotel unweit des Schlosses empfohlen.

  • informiert euch unbedingt über Stornofristen. Was ist, wenn irgendetwas unvorhergesehenes geschieht? DAS WOLLEN WIR NATÜRLICH NICHT HOFFEN! Aber auch das muss ja für den Fall der Fälle geklärt werden.

Das wären Dinge, die mir für den Moment einfallen.

Viel Spaß heute Abend und berichte doch anschließend mal, wie es war. :smile:

LG,
Sandy

Hallöchen, also hier ist mal meine Liste, ist eben auf unsere Feier zugeschnitten. Aber vielen Dank schon mal an Eva und Sandy. Ich hatte wirklich einiges vergessen, hab ich gleich mal ergänzt.
Ihr seid suuuuper.

Fragen:

  • Zeremonieplanung im Garten:
    Gibt es genügend Stühle oder Bänke?
    Gibt es Hussen evtl. für zwei Stühle?
    Gibt es einen kleinen Tisch für die Theologin?
    Können wir im Garten eine Steckdose oder ein Verlängerungskabel haben?
    Wer baut die Stühle auf und ab?

  • Regenplanung:
    Kann evtl. die Zeremonie auch in einem anderen Raum stattfinden?
    Kann der gelbe Saal vorm Buffet für eine Zeremonie hergerichtet werden und
    danach umgebaut werden?

  • Musik:
    Gibt es eine Anlage, die wir nutzen können, evtl. von 17.30 -20.00?
    Wie ist der Raum technisch ausgestattet, Steckdosen, Beamer?

  • Essensplanung:
    Welche Speisen für das Buffet  mediteran?
    Vegetarier?
    Welche Getränke sollen angeboten werden?
    Wird eine Käse- und Obstplatte Mitternacht angeboten?
    Kann die Hochzeitstorte vom Restaurant gemacht werden (Bisquitherz mit
    Himbeeren)?
    Kann der Wein, oder andere Getränke oder Speisen selbst mitgebracht werden?
    Wie hoch ist das Korkgeld?
    Kosten für Essen (Buffet, Torte und Käseplatte)?
    Wer ist Ansprechpartner
    Bezahlung, wann und wie?
    -Dekoration:
    Wann können wir frühestens in den Raum zum Dekorieren, Aufbauen usw?
    Welche Dekoelemente sind vorhanden (Kerzenständer usw.)?
    Gibt es Platzteller?
    Welche Servierten gibt es?
    Wie soll eingedeckt werden?
    Welche Farbe haben Tischdecken und Servietten?
    Gibt es runde oder eckige Tische, wie viele Personen an einem Tisch?
    Extra Tisch für Geschenke, Gästebuch usw.

-Sektempfang:
Kann der Sekt selbst mitgebracht werden?
Kann der Sektempfang auf der Terrasse stattfinden?
Gibt es Stehtische und Tischdecken bzw. Stehtischhussen?

  • Hotelreservierung:
    Wann benötigen Sie die Zimmerreservierung
    Wann können wir an diesem Tag in die Zimmer?
    Gibt es Sonderpreise aber einer bestimmten Menge reservierter Zimmer?

  • Allgmeines :
    Wie lange darf gefeiert werden, gibt es ein vorgegebenes Ende?
    Wie viele Kellner werden an diesem Abend da sein (Trinkgeldplanung)?
    Probeessen, wann?
    Gibt es einen kleinen Raum, Gardarobe für Vorbereitungen von den Gästen?

    Liebe Grüße
    Ilka

Hey, natürlich auch Danke an Francesca, hatte Deinen Beitrag irgendwie übersehen.Sorry.
Ilka

Hallo Ilka,

wie war es bei eurem Termin?

Erzähl doch mal, bin schon ganz neurierig! :smile:

LG,
Sandy

P.S.: ich habe gerade mal auf eurer Pixumseite geluschert - ihr seid wirklich ein super schnuffiges Paar! :smile:

Hallo Guten Morgen, am Liebsten würd ich von dem Termin garnichts erzählen…ich bin soooooo enttäuscht!
Wir haben die Location ja schon letztes Jahr im März gebucht, wir fanden sie perfekt für unsere Feier. Da wir nur 30 Leute sind, ist es garnicht so leicht etwas zu finden. Und wir wollten ja unbedigt etwas, wo ein Garten, Terrasse oder ein Hof dabei ist. Im August hoffen wir natürlich auf gutes Wetter und wollten gerne unsere freie Zeremonie im Garten gestalten.
Der Termin am Mittwoch sollte eigentlich nur nochmal dazu dienen, die Detaills abzuklären.
Leider wurden wir schon nicht wirklich höflich empfangen, eher genervt und dann wurden Dinge, die eigentlich schon vereinbart waren, wieder zurückgenommen. Hauptsächlich hatten wir uns für die Location auch entschieden, weil es hieß, wir könnten bis open end feiern. Jetzt sollte um 2.00 !! Schluss sein. Hallo, wie kann das sein, usere Feier beginnt erst um 17.00 und wir sind eine Truppe von nur jungen Leuten. Hey, wenn wir bei uns zu Hause feiern, dann geht das min. bis 6.00.
Und wir wollten eben keine klassischen Feier mit Opa, Tante und Onkel, sondern wir haben uns eben für eine Hochzeitsparty mit unseren engesten Freunden und Eltern entschieden, ich kann die dann nicht um 2.00 rausschmeißen.
Naja, dann sollten wir auf einmal 10€ Korkgeld bezahlen, vorher nur 5€ (Argument war die Mehrwertsteuererhöhung, ich meine, können die nicht rechnen, das sind nur 3% mehr und nicht 50). Kellner haben auf einmal doch Nachtzuschlag, die Terrasse müssten wir mit den anderen gewöhnlichen Gästen teilen, Buffet geht auch nur ab 40 Personen…und und und. So hatten wir das nicht besprochen.
Jetzt sind wir ernsthaft am Überlegen, ob wir überhaupt dort feiern sollen. Deshalb suchen wir jetzt mal nach Ausweichmöglichkeiten, leider sind wir natürlich jetzt schon sehr spät dran.
Aber nächste Woche haben wir, dank der tollen Tipps hier im Forum, bei 4 Locations Termine bei denen der 11.08 auch noch frei ist.
Am Liebsten wäre uns jetzt eben eine Scheune, ein Hofgut, eine Burg oder ähnliches. Evtl. eben auch ohne angeschlossenem Restaurant, sodass wir einen Caterer bestellen können. Oder wir finden etwas, was preislich ok ist und wir zumindest bis 4.00 feiern können. Ich sag Euch ehrlich, natürlich muss ich auch Kompromisse eingehen bei der Planung unserer Hochzeit (leider ist dazu mein Geldbeutel nicht dick genug) aber auf nur Kompromisse hab ich auch kein Bock.
Also, falls Ihr gute Tipps habt, bin ich Euch sehr dankbar.
Liebe Grüße
Ilka

Also ich würde dir gleich empfehlen, bei der nächsten Location sofort einen Vorvertrag zu machen, das hatten wir bei unserer jetzigen Location gemacht, vor allem deswegen weil es schon gut nen halbes Jahr her ist, das wir da waren und auch noch mal nen halbes Jahr dauert, bis wir da feiern, es kann sich soviel ändern und auch viel wird vergessen :wink: oder sie meinen es wird vergessen.

Ansonsten würde ich erstmal schauen, vielleicht findet ihr ja noch was besseres?